06.01.2025 - 6.4 Einführung einer Beschlusskontrolle
Grunddaten
- TOP:
- Ö 6.4
- Sitzung:
-
Sitzung des Verwaltungsausschusses
- Zusätze:
- In der Bürgerschaftssitzung vom 28.09.2023 in den Verwaltungsausschuss verwiesen worden.
- Gremium:
- Verwaltungsausschuss
- Datum:
- Mo., 06.01.2025
- Status:
- gemischt (Sitzung abgeschlossen)
- Uhrzeit:
- 18:00
- Anlass:
- Sitzung
- Beratung:
- öffentlich
- Vorlageart:
- Antrag aus der Politik öffentlich
- Federführend:
- 1 Büro der Bürgerschaft
- Bearbeiter:
- Diane Hamann
- Beschluss:
- vertagt
Wortprotokoll
Herr Ohlerich, Frau Kaminski und Frau Hamann nahmen von Seiten der Verwaltung Stellung zum Antrag. Es ist ein Treffen zwischen dem Dienstleister und der Verwaltung geplant. In diesem Termin wird die Funktionsweise des Moduls erläutert. Danach wird der HWI ein Angebot übermittelt.
Wortmeldungen: Herr Krumpen, Herr Gundlack, Herr Ohlerich, Herr Fuhrwerk, Herr Schneider, Frau Kaminski
In der Diskussion machen die Mitglieder des Ausschusses deutlich, dass von ihnen nicht erwartet werden kann, selbst zu recherchieren, ob Anträge von der Verwaltung abgearbeitet wurden. Offene Anträge dürfen jedoch nicht „unter den Tisch“ fallen. Nach Auffassung der Mitglieder genügt eine Liste mit den offenen Anträgen.
Nach Auffassung der Verwaltung ist eine Beschlusskontrolle im System sinnvoll. Derzeit gibt es Kapazitätsengpässe beim Dienstleister.
Folgende Fragen wurden gestellt und Themen besprochen:
- Wenn durch die Verwaltung Beschlüsse der Anträge umgesetzt wurden, werden die Anträge dann durch die Verwaltung als abgeschlossen gekennzeichnet?
- Von Seiten der Mitglieder wurde angeregt, aufgrund der vielen Fragen, ob noch mal Schulungen für die Bürgerschaftsmitglieder durchgeführt werden könnten.
- Über die Umsetzung von Beschlüssen gab es bislang keine Rückmeldung.
Die Verwaltung beantwortete die Fragen, ging auf die Themen ein und bat die Mitglieder, sich darüber Gedanken zu machen und sich eine Meinung zu bilden, wie weit in der Bearbeitung zur Beschlusskontrolle im System zurückgegangen werden soll.
Die Verwaltung wurde durch den Vorsitz gebeten, nach Einholung des Angebotes dem Verwaltungsausschuss einen Vorschlag zu unterbreiten, wie weit in die Vergangenheit die Beschlusskontrolle Anwendung finden soll.
Herr Schneider schlug vor, max. 2 Wahlperioden rückwirkend zu wählen.
Im April 2025 soll der Antrag „Beschlusskontrolle“ erneut auf die Tagesordnung gesetzt werden. Die Verwaltung wird dann gebeten, zum Stand zu berichten.
Mit dieser Verfahrensweise zeigten sich alle Mitglieder einverstanden.
Beschlussvorschlag:
Der Präsident der Bürgerschaft wird beauftragt, zum 01.01.2024 eine Beschlusskontrolle einzuführen. Die Beschlusskontrolle soll in tabellarischer Form aufbereitet und stetig fortgeführt werden.
Dabei sollten folgende Merkmale zum Tragen kommen:
· Vollständig umgesetzte Beschlüssen werden mit Erledigungsvermerk geführt.
· Beschlüsse, die sich in der Umsetzung befinden, werden mit einer Terminangabe zur Umsetzung und Angabe des zuständigen Amtes dokumentiert.
· Bei Beschlüssen mit Terminvorgaben werden die Terminfristen aufgeführt, ebenfalls ergänzt mit der Angabe des zuständigen Amtes.
· Beschlüsse, die eine komplexe bzw. fortlaufende Umsetzung zur Folge haben, werden mit einer Terminangabe zur nächstfolgenden Umsetzung und Angabe des zuständigen Amtes dokumentiert.
· Alle Beschlüsse erhalten erst nach vollständiger Umsetzung einen Erledigungsvermerk und werden in der folgenden Beschlussdokumentation nicht mehr aufgeführt.
Abstimmungsergebnis:
Der Antrag wurde vertagt in die April-Sitzung des Verwaltungsausschusses.
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